Tips para escribir comunicados de prensa

La nota de prensa, o gacetilla de prensa, es una herramienta fundamental para que los fabricantes o las empresas informen a los medios de comunicación y periodistas acerca de un hecho relevante de su negocio. En líneas generales, la redacción de esta pieza recae sobre el departamento de comunicaciones de la organización o su agencia de prensa.

Por la relevancia de este contenido, y considerando que los periodistas reciben docenas de notas al día, es crucial que el texto cumpla con una serie de requisitos para que alcance el nivel de difusión deseado. Sin embargo, lo habitual es que se cometan algunos errores en el momento de la redacción o con el contexto que los rodea.

Redacción y formato de las gacetillas de prensa

En cuanto a la redacción de los comunicados, los errores más comunes suelen ser:  

• Títulos demasiado largos, etéreos y poco atractivos.

• Comunicados de prensa escritos originalmente en otro idioma y mal traducidos.

• Textos en los que no queda claro cuál es el foco de la noticia.

• Gacetillas de prensa enviadas en formato “PDF” que no se pueden editar y obligan al periodista a tener que redactar el texto desde cero.

• Contenido demasiado publicitario o promocional que se asemeja a un anuncio y  sin estilo ni formato de escritura periodística.

• Omitir la información de contacto actualizada del responsable de comunicación.

Una encuesta de la consultora global The Harris Poll demostró que solo el 19% de los periodistas sondeados leen las gacetillas de prensa palabra por palabra: el 34% se enfoca principalmente en los titulares y el 25% el artículo. Es decir que, en realidad, el 81% no lee los comunicados completos. Por eso, es clave “atraparlos” con un buen título. Según el mismo sondeo, un titular pegadizo encabeza la lista de elementos (54%)  que estimulan a que se terminen de leer el resto del texto.

Una recomendación es que los títulos sean cortos porque los resultados de búsqueda de Google muestran solo los primeros 63 caracteres, y si el título es más largo, no tendrá mucha visibilidad. Algo similar ocurre también con las redes sociales y las apps móviles.

Recursos que suman

El comunicado de prensa debe ser informativo y fácil de leer, no debe extenderse demasiado, ya que los periodistas no suelen contar con el tiempo necesario para leer piezas de este tipo que contengan más de tres  mil palabras. Por ese motivo, es mejor comenzar con los detalles de valor periodístico, completar el cuerpo con citas y, eventualmente, resumir  el aporte de la empresa al final.

Otra sugerencia útil es sumar cifras y gráficos organizados, porque son algo que los periodistas suelen valorar. También, es fundamental que incluyan los enlaces o links pertinentes cuando se cita una investigación u  otra fuente, de la misma manera que se recomienda incluir contenido multimedia que capte la atención como, por ejemplo, imágenes profesionales y videos.

En lo que concierne al contexto, es común que las agencias envíen comunicados a una larga base de datos de  periodistas sin distinguir los que realmente trabajan con el tema que les compete -y les pueda ser de utilidad  el material-, de los que no. Esto revela un desconocimiento sobre cómo funcionan los medios de comunicación que  a la larga puede desgastar el vínculo de los periodistas con los trabajadores de prensa. Definitivamente, es esencial que las agencias estén bien al tanto de qué periodista cubre cada temática para remitirle solo los comunicados que puedan ser de su interés. Es fundamental orientar debidamente el comunicado, que sea relevante para el periodista, y evitar los envíos masivos.

Por otra parte, es importante asegurarse de que el comunicado de prensa incluya voceros apropiados y que proponga una serie de enfoques o algún ángulo que contenga atractivo periodístico tanto para el medio como  para su audiencia. 

Como conclusión, para obtener una cobertura positiva en los medios de comunicación, las empresas y  agencias de prensa deben enfocarse no solo en la correcta redacción de sus comunicados, sino también en las necesidades puntuales de cada  medio, y periodista.

Tips to write press releases

The press releas is a key tool for companies to inform the media and journalists about a relevant fact about their business. In general, the writing of this piece is made by the communications department of the organization or its press agency.

Due to the relevance of this content, and considering that journalists receive dozens of stories a day, it is crucial that the text meets a series of requirements so that it reaches the desired number of publications. However, it is usual that some errors are made when writing or delivering them.

Writing and format of press releases

When it comes to writing communications you should avoid:

. Titles that are too long, ethereal and unattractive.

. Press releases originally written in another language and poorly translated.

. Texts in which it is not clear what the focus is.

. Press releases sent in “PDF” format that cannot be edited and force the journalists to have to write the text from scratch.

. Excessive advertising or promotional content that resembles an ad and without the style or format of journalistic writing.

. Omitting the updated contact information of the communications manager.

A survey of the global consulting firm The Harris Poll showed that only 19% of journalists surveyed read press releases word for word: 34% focus primarily on the headlines and 25% on the article. That is to say that, in reality, 81% do not read the complete communications. Therefore, it is key to "catch them" with a good title. According to the same survey, a catchy headline tops the list of elements (54%) that encourage people to finish reading the rest of the text.

Another useful recommendation is to add numbers and organized graphics, because they are something that journalists often value. Also, it is essential to include relevant links when citing research or any other source, in the same way that it is recommended to include multimedia content that gets the attention, such as professionally taken photographs and videos.

Regarding the delivery of press releases, it is common for agencies to send communications to a large database of journalists without distinguishing those who really work with the topic that concerns the company -and the material may be useful to them-, from those who do not. This reveals a lack of knowledge about how the media works that, in the long run, can wear down the relationship between journalists and press workers. Definitely, it is essential that the agencies are well aware of which journalist covers which topic to send only the communications that may be of interest to them. It is important to properly guide the communication, making it relevant for the journalist, and avoid mass mailings.

 On the other hand, it is important to make sure that the press release includes appropriate spokespersons and that it proposes a series of approaches or an angle that has journalistic appeal for both the media outlet and its audience.

 In conclusion, to obtain positive coverage in the media, companies and press agencies must focus not only on the correct wording of their releases, but also on the specific needs of each media outlet and journalist.