Viajes de prensa o press tour: ¿por qué son importantes?

Llevar adelante un viaje de prensa, o press tour, requiere de una estrategia óptima para incrementar la presencia de la empresa que lo organiza en los medios.

¿Qué es un viaje de prensa o un press tour?

Un viaje de prensa es un evento coordinado por una agencia o departamento de relaciones públicas dirigido a representantes de los medios, para dar a conocer las instalaciones del cliente, el lanzamiento de nuevos productos, o asistir a una conferencia.  Entre sus principales ventajas se encuentran la máxima inmersión del periodista en el tema, la generación de notas y entrevistas durante dicha actividad, la generación de relaciones sólidas y duraderas entre ejecutivos y periodistas, y la lealtad hacia la marca a largo plazo. Haz clic aquí para saber cómo contactarnos.

Sin embargo, es crucial planificar el press tour de manera que resulte altamente beneficioso para los periodistas, con el fin de alcanzar los objetivos propuestos por la marca. En primer lugar, es importante recordar que los periodistas que forman parte de la comitiva destinan su tiempo para participar en el encuentro, por lo tanto, deben recibir una atención adecuada. Además, resulta lógico proporcionarles información valiosa y exclusiva, que no podrían obtener de otra manera.

Por eso, las agencias de prensa y los departamentos de Comunicación encargados de invitar a los periodistas deben tener en cuenta ciertos aspectos fundamentales.

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Descubre las claves para organizar un viaje de prensa

Primero, es importante considerar el objetivo principal del evento y los anuncios clave que lo rodearán. En tal sentido hay que asegurarse de que se anuncien noticias reales, debidamente respaldadas por cifras. O, como mínimo, crear una experiencia de interés periodístico que ilustre la historia de la marca.

No obstante, la realidad es que muchos periodistas asisten a estos viajes en busca de historias colaterales adicionales, o de ideas para notas futuras, es decir, no van solo a conocer, por ejemplo, una fábrica o a participar de una conferencia. Esto ocurre con bastante frecuencia, y está relacionado con la necesidad de los periodistas de hacer valer el tiempo que invirtieron en el viaje. Por lo tanto, las agencias de prensa deben estar preparadas para ayudarlos a explorar esos temas. Si quieres conocer nuestra agencia de comunicación, haz clic aquí.

En los press tours que la organización sea impecable es un requisito fundamental. Y en tal sentido es clave construir un itinerario detallado, que no abrume al periodista sino que haga placentera y provechosa su estadía.

Al invitar a los periodistas a un viaje de prensa es clave conocer su perfil y el del medio para el que trabajan. Pretender que un profesional de prensa cubra una clase de evento o escriba un tipo de artículo que no suele encarar en su medio puede ser una pésima estrategia.

También hay que asegurarse de no ocupar las agendas de los periodistas con demasiadas entrevistas, ya que esto puede resultar contraproducente. En cambio, puede ser más inteligente programar un mix de entrevistas y de reuniones de relacionamiento más relajadas, orientadas a entablar lazos.

Preparar un kit de prensa siempre es una excelente idea. El mismo puede incluir el cronograma de actividades, la gacetilla del evento, un dossier actualizado y algún presente generoso que resulte útil, agradable o simpático. Por supuesto, debe haber imágenes en alta calidad e información adicional como los nombres de la marca en las redes sociales y los hashtag que se estarán utilizando para darle difusión al viaje en esos canales digitales.

Por otra parte, es importante preparar adecuadamente a los referentes de la marca anfitriona, ya que durante el viaje de prensa pasarán bastante tiempo con los periodistas. Puede elaborarse un informe que les brinde información sobre los asistentes al viaje, fotos (para que sean fácilmente reconocibles), artículos recientes de los periodistas e información sobre los medios para los que escriben. En este informe también se puede incluir una descripción general de cada periodista y qué se espera que sea de mayor interés.

Los beneficios de los Press Tours

Retorno de la inversión

Otro aspecto clave es cómo medir los KPIs de los viajes de prensa.  Muchas veces las marcas solicitan a las agencias que demuestren cuál será el retorno  concreto de la inversión (ROI). Es decir, si invierten U$S 20 mil, quieren un ROI específico. Esto naturalmente es difícil de medir, ya que el objetivo del viaje es que los medios y los periodistas conozcan de cerca la marca y su negocio, y puedan crear lazos para el futuro. Con lo cual no todo se puede medir de manera inmediata.

De todas formas, una manera de aportar datos mensurables sobre el ROI es presentar los resultados obtenidos en las redes sociales a partir del trabajo de cobertura (como la cantidad de nuevos seguidores) y elimpacto concreto logrado en los medios de comunicación mediante la realización de un  clipping,  a considerarse en el largo plazo porque muchos contenidos generados a partir del viaje de prensa pueden publicarse incluso meses más tarde.

Los viajes de prensa tienen como objetivo generar y fortalecer conexiones y dar a conocer lanzamientos, inauguraciones o nuevos productos. Pero también es importante que sean entretenidos y que generen un clima distendido que haga que los periodistas queden encantados y quieran volver en el futuro, tal vez en nuevos viajes con otros clientes de la misma agencia de prensa.

10 consejos para hacer tu viaje de prensa inolvidable

1.     Establece los objetivos del viaje.

2.     Haz un itinerario bien detallado.

3.     Crea un kit de medios que incluya toda la información relevante, comunicados, fotos, videos, biografía de los voceros, etc.

4.     Asegúrate de que los ejecutivos tengan tiempo para otorgar entrevistas.

5.     Asegúrate de que el periodista tenga tiempo suficiente para descansar.

6.     No llenes su agenda, pues quizás tenga otras actividades que cubrir.

7.     Se flexible con las actividades que desee hacer por su propia cuenta.

8.     Ofrece itinerarios de vuelos convenientes.

9.     Incluye propuestas de diversión.

10.  Cubre los gastos de traslado de ida y vuelta al aeropuerto (no todos los profesionales de prensa reciben viáticos por parte de los medios para los que trabajan)

Si estás interesado en obtener más información sobre cómo realizar un press tour y cómo puede beneficiar tu marca, comunícate con ivicomm.com.